INVOICE MANAGEMENT SYSTEM ની સરળ ભાષામાં સમજુતી

-By Prashant Makwana, Tax Consultant

• પ્રસ્તાવના

જેટલી ઈનપુટ ટેક્ષ ક્રેડીટ ક્લેમ કરવા પાત્ર છે તેટલી ઈનપુટ ટેક્ષ ક્રેડીટ ક્લેમ કરી શકી, કોઈ પણ ઇનવોઇસ ની ઈનપુટ ટેક્ષ ક્રેડીટ ક્લેમ કરવાની રહી નો જાય તે હેતુ થી GST માં Invoice Management System(IMS) લાગુ થવા જય રહ્યું છે. હાલ માં કરદાતા ને 14 તારીખે ખબર પડે કે કેટલા ઇનવોઇસ GSTR-2B માં બતાવે છે ને કેટલા નથી બતાવતા. IMS થી 11 તારીખ પહેલા  કરદાતા ચેક કરી શકે છે કે કેટલા  ઇનવોઇસ IMS માં બતાવે છે ને કેટલા નથી બતાવતા જે ઇનવોઇસ IMS માં બતાવતા નો હોય તો તેની સપ્લાયર સાથે વાત કરી ને તે ઇનવોઇસ IMS માં બતાવે તેવું કરી શકાય છે, જેથી કોઈ પણ ઇનવોઇસની  ઈનપુટ ટેક્ષ ક્રેડીટ ક્લેમ કરવાની રહી ના જાય. આ આર્ટીકલ માં Invoice Management System(IMS) ની સરળ ભાષામાં સમજુતી આપવામાં આવી છે.

• INVOICE MANAGEMENT SYSTEM
• GSTR-1/IFF/1A દ્વારા ઇન્વોઇસ સેવ કરવામાં આવશે તો પણ તે રીસીપ્યન્ટને તેના IMS ડેશબોર્ડમાં બતાવશે.
• રીસીપ્યન્ટ ઇન્વોઇસ ને ACCEPT, REJECT કરી શકે અથવા કઈ પણ નહિ કરીને પેન્ડીંગ પણ રાખી શકે છે.
• સપ્લાયર દ્વારા ઇન્વોઇસ GSTR-1/IFF/GSTR-1A દ્વારા સેવ કરવામાં આવે ત્યારથી શરુ કરીને રીસીપ્યન્ટ GSTR-3B ફાઈલ કરે ત્યાં સુધી રીસીપ્યન્ટ  ઇન્વોઇસ પર એકસન લઇ શકે છે.
• રીસીપ્યન્ટ દ્વારા કોઈ પણ ACTION ઇન્વોઇસ પર લેવા મા ના આવે તો તે DEEMED ACCEPTED સ્વીકારી લીધેલ છે તેમ માની લેવામાં આવશે.
• જે ઇન્વોઇસ ની ITC પેન્ડીંગ રાખી છે તે ITC સેક્સન 16(4) ની સમય મર્યાદાને ધ્યાનમાં રાખીને ગમે ત્યારે ક્લેમ કરી શકાશે.
• રીસીપ્યન્ટ ઇન્વોઇસ પર જે એક્શન લે છે તે સપ્લાયર પણ જોઈ શકશે.

• રીસીપ્યન્ટે ઇન્વોઇસ પર એકસન લીધેલ હશે તેનાં પરથી દરેક ઇન્વોઇસ નીચેના ચાર કેટેગરીમાં ડીવાઈડ થશે.

1. NO ACTION TAKEN

જે ઇન્વોઇસ પર કોઈ પણ પ્રકારનું એક્શન લીધેલ ના હોય તે NO ACTION TAKEN માં આવશે. આવા ઇન્વોઇસ DEEMED ACCEPT ગણવામાં આવશે અને GSTR-2B માં બતાવશે.

2. ACCEPTED ઇન્વોઇસ

એવા ઇન્વોઇસ કે જેના પર રીસીપ્યન્ટે ACCEPT કરેલ હોય. ACCEPTED ઇન્વોઇસ GSTR-2B માં બતાવશે.

3. REJECTED ઇન્વોઇસ

જે ઇન્વોઇસ રીસીપટન્ટે રીજેક્ટ કરેલા હશે, તે ઇન્વોઇસ REJECT ઇન્વોઇસ GSTR-2B માં બતાવશે નહિ

4. PENDING

રીસીપટન્ટે જે ઇન્વોઇસ પર પેન્ડીંગ પર ક્લિક કરીને પેન્ડીંગ રાખેલા હશે તે ઇન્વોઇસ પેન્ડીંગમાં બતાવશે પેન્ડીંગ ઇન્વોઇસ GSTR-2B માં બતાવશે નહિ પેન્ડીંગ ઇન્વોઇસ IMS માં તેના આગળના મહિનામાં કેરી ફોરવર્ડ થય જશે.

• અહિયાં એક વાત ખાસ નોંધવા જેવી છે કે જે ઇન્વોઇસને પેન્ડીંગ રાખવાના છે તે ઇન્વોઇસ માં KEEP PENDING પર ક્લિક કરવું પડશે ખરીદનારે એવું નહિ વિચારવાનું કે કોઈ એક્શન નહિ લેવામાં આવે તો તે પેન્ડીંગ રહેશે. કોઈ એક્શન નહિ લય તો તે DEEMED ACCEPTED થઇ જશે.
• જે તે ટેક્ષ પીરીયડ નું GSTR-3B ફાઈલ થય જાય પછી ACCEPTED/REJECTED ઇન્વોઇસ IMS ડેશબોર્ડ માંથી નીકળી જશે.
• એક વાર IMS માં આપણે ઇન્વોઇસ ને ACCEPT/REJECT કર્યા પછી GSTR-3B ફાઈલ થય જાય ત્યાર બાદ આપણને IMS માં કેટલા ACCEPT કર્યા કે REJECT કર્યા તે ખ્યાલ આવશે નહિ.
• IMS ડેશબોર્ડમાં ઇનવર્ડ RCM સપ્લાય જે સપ્લાયરે GSTR-1/IFF માંબતાવી છે તે બતાવશે થશે નહીં
• POS RULE અને 16(4) ના કારણે જે સપ્લાયર ની ITC મળવા પત્ર નથી તે IMS ડેશબોર્ડ માં આવશે નહીં.

IMS માં નીચેના ડોક્યુમેન્ટ માં પેન્ડીંગ રાખી શકાશે નહિ

• ORIGINAL CREDIT NOTE
• ORIGINAL CREDIT NOTE માં કોઈ એક્શન લીધેલ હોય કે નો હોય જયારે અપવર્ડ અમેંડમેન્ટ CREDIT NOTE નું કરવામાં આવે ત્યારે તેને પેન્ડીંગ રાખી શકાય નહીં.
• જો ઓરીજનલ CREDIT NOTE રીજેક્ટ થયેલ હોય અને તેમાં ડાઉનવર્ડ અમેંડમેન્ટ કરવામાં આવે તો તેને પેન્ડીંગ રાખી શકાશે નહીં.
• જયારે ORIGINAL INVOICE/DEBIT NOTE ACCEPT થય ગયું હોય અને રીસીપટન્ટે GSTR-3B ફાઈલ કરી દીધું હોય તો તે INVOICE/DEBIT NOTE માં ડાઉનવર્ડ અમેંડમેન્ટ કર્યું હોય તો ACCEPT/REJECT કરી શકાય પણ પેન્ડીંગ રાખી શકાય નહીં.
• ઉપરના મુજબના જે ડોક્યુમેન્ટ રીસીપ્યન્ટ પેન્ડીંગ નથી રાખી શકતા તે રેકોર્ડ જો રીસીપ્યન્ટ દ્વારા REJECT કરવામાં આવે તો તેની આઉટપુટ લાયબીલીટી સપ્લાયરના ત્યાર પછીના GSTR-3B માં ઓટોમેટીક એડ થઇ જશે.
• INVOICE MANAGEMENT SYSTEM થી GSTR -2B માં થશે ફેરફાર
• IMS દ્વારા જે ઇન્વોઇસ ACCEPT કરેલા હશે તે જ ઇન્વોઇસ GSTR-2B માં બતાવશે.
• GSTR-2B માં ફક્ત જે ઇન્વોઇસ GSTR-1/IFF/GSTR-1A દ્વારા ફાઈલ થયા હશે તેજ બતાવશે. કોઈ સપ્લાયરે GSTR-1/IFF/GSTR-1A માં ઇન્વોઇસ સેવ કર્યું અને રીસીપટન્ટે ACCEPT કર્યું પરંતુ કોઈ પણ કારણસર જો તે ટેક્ષ પીરીયડ નું GSTR-1/IFF/ ફાઈલ ના કર્યું હોય તો તે GSTR-2B માં બતાવશે નહિ.
• રીસીપ્યન્ટે IMS માં ઇન્વોઇસ માં ACCEPT/ REJECT નું એકસન પણ લેવું પડશે. અને જયારે 2B જનરેટ થાય ત્યારે GSTR-2B પણ રાબેતા મુજબ જોવું પડશે.
• મારા મત મુજબ IMS ડેશબોર્ડમાં GSTR-1/IFF ફાઈલ થયું છે કે નઈ તે પણ બતાવે એવું હોવું જોઈએ. IMS માં સેવ ઇન્વોઇસ બતાવે પણ જો તે સેવ ઇન્વોઇસ નું GSTR-1/IFF ફાઈલ નો થાય તો તે GSTR-2B માં બતાવશે નહિ.
• હાલમાં અત્યારે 14 તારીખે GSTR-2B જનરેટ થાય છે તે હવેથી ડ્રાફ્ટ GSTR-2B જનરેટ થશે ડ્રાફ્ટ GSTR-2B જનરેટ થયા પછી પણ રીસીપ્યન્ટ ACCEPT/REJECT/KEEP PENDING નું એકસન લઈ શકશે ડ્રાફ્ટ GSTR-2B જનરેટ થયા પછી ACCEPT/REJECT કરવામાં આવે તો GSTR-2B રી-કમ્યુટ કરવાનું રહેશે.

• ટેક્ષ પીરીયડ માટે GSTR-૩B ફાઈલ કરી ત્યાં સુધી રીસીપ્યન્ટ ACCEPT/REJECT/KEEP PENDING નું એક્શન લઇ શકે છે.
• ટેક્ષ પેયર દ્વારા GSTR-3B ફાઈલ થશે તો તેના પછીના ટેક્ષ પીરીયડ નું GSTR-2B જનરેટ થશે.
• સેવ અથવા ફાઈલ કરેલ ઈનવોઈસ માં સુધારો કરવા માં આવે ત્યારે IMS માં તેની ઈફેક્ટ
• સપ્લાયર દ્વારા સેવ ઇન્વોઇસ છે તેમાં GSTR-1/IFF/ ફાઈલ કરતા પહેલા સુધારો કરવામાં આવે તો તે ઓરીજનલ ઇન્વોઇસ ને રિપ્લેસ કરી દેશે ઓરીજનલ ની જગ્યા એ સુધારેલું ઇન્વોઇસ રીસીપ્યન્ટ ને  IMS માં બતાવશે. રીસીપ્યન્ટ  દ્વારા સેવ ઇન્વોઇસ માં સુધારો કરવામાં આવે ત્યારે રીસીપ્યન્ટે તે ઇન્વોઇસ પર કોઈ પણ એકસન લીધેલ હોય તેને ધ્યાનમાં લીધા વગર તે ઓરીજનલ ઇન્વોઇસ ને બદલે સુધારેલું ઇન્વોઇસ બતાવશે.
• સપ્લાયર GSTR-1 ફાઈલ થય ગયા પછી GSTR-1A માં ઇન્વોઇસ ને સુધારવામાં આવે તો તે પણ IMS માં બતાવશે પરંતુ તેની ITC જે ટેક્ષ પીરીયડ માં તે સુધારેલું હોય ત્યાર પછીના ટેક્ષ પીરીયડનું GSTR-2B જનરેટ થશે તેમાં તે બતાવશે.
• જયારે ORIGINAL RECORD અને AMENDMENT RECORD જુદા જુદા GSTR-2B ટેક્ષ પીરીયડમાં હોય ત્યારે ORIGINAL RECORD ઉપર એક્શન લેવું અને GSTR-3B ફાઈલ કરવું ફરજીયાત છે. ORIGINAL RECORD ઉપર એક્શન લેવાય જાય GSTR-3B ફાઈલ થય જાય પછી AMENDMENT ના RECORD પર એક્શન લય શકશે.
• ORIGINAL RECORD અને AMENDMENT RECORD એક જ ટેક્ષ પીરીયાડના હશે તો GSTR-2B જનરેશનમાં AMENDMENT RECORD ધ્યાનમાં લેવાશે.

• QRMP એટલે કે ત્રિમાસિક GST રીટર્ન ફાઈલ કરતા કરદાતા માટે IMS ની જોગવાઈ

• જે કરદાતા QRMS એટલે કે ત્રિમાસિક GST રીટર્ન ફાઈલ કરે છે તેમના માટે GSTR-2B ત્રિમાસિક જનરેટ થશે M1 અને M2 માં GSTR-2B જનરેટ નહીં થાય.
• જે કરદાતા QRMP માં રીટર્ન ફાઈલ કરે છે તેના માટે ટેક્ષની ગણતરી કરવામાં મુશ્કેલી સર્જાશે GSTR-2B M1 અને M2 માં જનરેટ ના થાય તો કેટલી ITC લેવી તે ખ્યાલ ના આવે.

(લેખક થાન ખાતે જી.એસ.ટી. તથા ઇન્કમ ટેક્સની પ્રેક્ટિસ કરે છે અને ટેક્સ ટુડેના નિયમિત લેખક છે)